CLOUD GEEFT WERKENDAM MEER REGIE OVER GEMAAKTE KOSTEN EN AFSPRAKEN

Gemeenten hebben veel te doen: de decentralisaties, de roep om betere dienstverlening, efficiëntie en digitalisering. Dit vraagt veel van de gemeentelijke informatisering. Vooral voor kleine gemeenten valt dit vaak niet mee. Samenwerking op ICT-gebied lijkt dan het credo. Maar is dat daadwerkelijk de beste en goedkoopste oplossing? Gemeente Werkendam vindt van niet. En koos voor een geheel andere oplossing: de gemeente zette de hele ICT-omgeving in de cloud. Tot grote tevredenheid.

ICT-samenwerking
“Kleine gemeenten, dus ook Werkendam met zo’n 26.000 inwoners, hebben te weinig geld om zelf een ICT-omgeving van een hoge kwaliteit te realiseren. Maar we hebben wel te maken met dezelfde wet- en regelgeving als grotere gemeenten. En we hebben dezelfde verantwoordelijkheden”, vertelt Erwin Koenen, gemeentesecretaris/algemeen directeur van de West-Brabantse gemeente Werkendam. Daarom ontstond in 2007 het idee om op het gebied van ICT te gaan samenwerken in de regio. Samen met buurgemeenten Aalburg en Woudrichem werd een Shared Service Center (SCC) voor ICTopgericht. “Het idee hierachter was dat we minder kwetsbaar zijn als we onze krachten bundelen.” De praktijk bleek weerbarstiger. Al voor de overgang naar het gezamenlijk SCC bleken de ICT-inrichtingen van de gemeenten moeilijk verenigbaar en ontstonden hierover discussies. “De gemeenten draaiden niet op hetzelfde applicatielandschap. We konden elkaar niet vinden in de oplossing hiervoor. Daarom draaide het SCC op twee systemen, om zo alle partijen tegemoet te komen. Dit bleek in de praktijk veel te duur.”

Goedkoper
Uiteindelijk besloot gemeente Werkendam samen met haar buurgemeenten om met het SCC te stoppen. “De verschillende wensen bleken niet te verenigen. Dan kun je beter uit elkaar gaan. Wij besloten om op zoek te gaan naar een andere oplossing”, vertelt Koenen. Samenwerking was daarbij nog steeds het uitgangspunt. Alle gemeentelijke ICT-samenwerkingsverbanden in Nederland werden aangeschreven met de vraag of Werkendam kon aansluiten. “We hebben daar weinig reactie op gekregen. Er was één verband waarbij we konden aansluiten, maar dat paste toch niet helemaal. En weer bleek dat een dure klus. Ondertussen hadden we ook de mogelijkheden bij commerciële partijen verkend, dat bleek veel goedkoper.” Ankie Bol, programmamanager e-dienstverlening in Werkendam, vult aan: “Je verwacht dat samenwerking het goedkoopst is, maar dat is dus niet altijd zo. Bovendien is het niet eenvoudig, doordat er verschillende wensen zijn, verschillende visies en verschillende organisatieculturen.”

Zakelijke relatie
Uiteindelijk koos Werkendam voor een vernieuwende oplossing: de hele ICT-omgeving werd in de cloud gezet. Werkendam koos, na een aanbesteding, voor de cloudoplossing van Centric. Ankie Bol: “Deze oplossing was niet alleen goedkoper, maar de relaties zijn ook zakelijker. Zo kun je beter eisen stellen aan de kwaliteit van je ICT. Als gemeente in een SCC ben je zowel klant als leverancier. Je levert diensten aan het SCC en je neemt diensten af. Dat maakt het complex. De klant-leverancierrelatie is veel zakelijker. Zo kunnen we gemakkelijker de regie houden over de gemaakte afspraken en de kosten.”

In de cloud
Sinds 24 juni 2013 werkt gemeente Werkendam volledig in de cloud. Na een voorbereiding van negen maanden ging het hele systeem van de gemeente in één weekend over: alle kantoorautomatisering, alle backofficeapplicaties en alle documenten en data. Ankie Bol: “We hebben hier geen eigen server meer. Alle applicaties, van verschillende leveranciers, zijn overgedragen. Dit waren er ongeveer 100. Daarnaast zijn zo’n 2 miljoen bestanden overgezet.”

Inmiddels werkt de gemeente bijna een half jaar in de cloud en de ervaringen zijn goed. “We hebben nog geen grote problemen gehad. Toen we alles in eigen huis hadden, gebeurde het wel eens dat het hele systeem plat lag. Dat gebeurt nu niet. Met een leverancier heb je een zakelijk relatie, als het wel zou gebeuren, kunnen we hen er op aanspreken, op basis van de contractuele afspraken die we hebben. We hebben helemaal geen eigen ICT’ers meer in huis. Als medewerkers een probleem hebben met de ICT, bellen ze dus niet meer hun collega’s van een andere afdeling, maar de helpdesk van de leverancier. Dat houdt de relaties zakelijker. Je spreekt een extern iemand gemakkelijker aan als iets niet goed gaat dan je eigen collega.”

De gang naar de cloud had gevolgen voor de personele bezetting van de gemeente. Door het wegvallen van de eigen server, viel ook de ICT-afdeling weg. Tegelijkertijd ontstond er dringend behoefte aan een contractbeheerder. “Voor de vier ICT’ers hebben we gelukkig een passende functie gevonden binnen de gemeente, dus niemand is op straat komen te staan”, vertelt Koenen. “De expertise die nu nog ingevuld moet worden, is die van contractbeheerder. Want dat is natuurlijk enorm belangrijk als je je hele informatiehuishouding uit handen geeft.”

Samenwerken en leren van elkaar
Tot slot benadrukt Koenen dat het feit dat de gemeentelijke samenwerking op het gebied van ICT complex bleek, dit niet wil zeggen dat dit ook voor andere gebieden geldt. “We werken op verschillende gebieden samen met onze buurgemeenten, zoals P&O, juridische zaken en recreatie en toerisme. En de decentralisaties pakken we op met negen gemeenten. Je moet je alleen bij iedere samenwerking afvragen of dit daadwerkelijk tot goede resultaten gaat leiden. Op het gebied van ICT kwamen wij tot een andere conclusie.”

Ook staat Koenen niet afwijzend tegenover leren van elkaar en het delen van ervaringen. “Wij hebben met de buurgemeenten afgesproken om kennis te blijven delen. Ook staan we open voor andere gemeenten die de cloud in willen. Ik denk dat werken vanuit de cloud gaat toenemen. Waarom zou iedere gemeente dan weer zelf het wiel uitvinden? Wij willen graag onze ervaringen, kennis en de aandachtspunten delen.”

Tips
Vanuit die gedachte hebben Koenen en Bol nog wel tips voor andere gemeenten die plannen hebben om de cloud in te gaan. Koenen: “Benader je ICT zakelijk. Het gaat om veel geld, dus je moet duidelijke eisen kunnen stellen. Je hebt dus mensen nodig binnen je gemeente die de discussie kunnen voeren met de leverancier.” Bol vult aan: “En bedenk dat de cloud geen oplossing is voor bestaande problemen. Intern moet alles op orde zijn. Anders krijg je de boel niet goed gemigreerd. Stel dat je niet tevreden bent over je softwareleverancier, los dat dan eerst op. Anders migreren ze mee en blijven de problemen bestaan. Of ze worden zelfs erger.”

  Bron: digitaleoverheid.nl